Planeamiento:
Cuando hablamos
de administrar, nos referimos a prever. El signo visible de esa previsión lo
constituye el plan o programa de acción.
Todo plan, dentro
de un ente, se apoya en tres elementos de importancia:
a)
Los recursos actuales (posibilidades del
ente);
b)
La naturaleza e importancia de la gestión (cumplir las finalidades); y
c)
Las posibilidades futuras (proyección
del ente).
Planear es elegir
hechos sobre los cuales se va a trabajar, o sea que si bien puede haber
un cierto grado de incidencia del factor subjetivo, lo importante son los
hechos concretos porque, planear según lo que las personas desean que el ente
haga, es planear en falso.
Por eso el plan
debe establecerse a partir de los tres elementos indicados, de forma tal de
establecer eficazmente, una forma de
actuar que nos lleve a conseguir los fines deseados. Esto supone la
existencia de alternativas, dentro de las cuales se elegirá la más
conveniente a los fines propuestos.
Considerado este plan, es necesario ponerlo en acción (ejecutar)
y finalmente controlar lo actuado, esto es: medir los resultados de gestión
a partir del cumplimiento de lo que hemos planificado.[1]
Presupuestos:
Dentro de los distintos tipos de planes que conocemos, podemos mencionar al
presupuesto, que es un
estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Podemos
decir entonces, que es un programa de
expresión numérica, que puede enunciarse en términos financieros, en
horas-hombre, en unidades de producto, o cualquier otro término numéricamente mensurable.[2]
Sin lugar a
dudas, el presupuesto es una de las
herramientas más importantes y eficaces para la planeación en un ente, que
dispone la particularidad de obligar a la realización anticipada de un
cálculo de recursos, especificando la utilización que de ellos debe hacerse,
estimado
para un determinado período de tiempo (semana, mes, año, etc.).
Al ser el
presupuesto un programa de expresión numérica, nos lleva a realizar con exactitud la planeación. Es una
declaración de resultados anticipados que permite una correcta evaluación entre lo planeado
y lo ejecutado. Por esta razón, también se constituye en un instrumento
de control,
sumamente importante para evaluar
la gestión de una organización. De allí que, para lograr el compromiso
de los integrantes del ente, se deba implementar formalmente y así, su
cumplimiento, se establece como obligatorio.
Muchas veces se
menciona el hecho de que son instrumentos de poca flexibilidad, lo cual es
relativa si se tiene en cuenta las distintas
medidas existentes para otorgarles la flexibilidad adecuada, según sean
las circunstancias para las que se está planificando.
Otro de los
hechos que deben tenerse muy en cuenta es la forma en que se presupuesta en
relación a los hechos. Presupuestar en exceso es un inconveniente que debe
evitarse, al igual que exceder las metas especificadas por
el ente. Otro de los peligros que esconde la presupuestación es cuando se la utiliza para ocultar ineficiencias (se solicita
mucho más de lo que se requiere, se incluyen gastos porque se incurrieron en el
pasado, no se realiza una reevaluación de los estándares, etc.); el éxito del período anterior, no
garantiza la eficiencia en el futuro.
Establecido un
presupuesto para un tiempo y un ente determinado, se ejecutan los programas o
ítems establecidos y luego se compara todo con los estándares indicados
en el presupuesto (valores monetarios, cantidades de producto, horas-hombre,
etc.), para determinar en qué medida
se alcanzaron las metas previstas. Según que el ente se
exceda en las previsiones o bien no alcance las pautas determinadas
en el presupuesto, estaremos midiendo el “error”
en la ejecución del plan. La dimensión de ese “error” me indicará en
cuanto se alcanzaron o no esas metas. “Errar” en más o en menos, significa que se ha incurrido en
una gestión
defectuosa; esto es: no se cumplieron las metas establecidas.
Para ser más concretos en el análisis, debemos considerar que en la medición no puede tolerarse la existencia de
grandes diferencias. Cuánto más grandes sean los porcentajes de estas
disparidades entre lo presupuestado y lo ejecutado, más ineficiente se ha
tornado la gestión del ente (hablar de discrepancias mayores a un 20%, es
enfrentarnos a una creciente ineficiencia en la gestión).
Esta ineficiente situación, llevada a organismos estatales o paraestatales (donde la presupuestación además constituye una autorización para gastar), configura -en la mayoría de los casos- una “malversación de fondos”; esto es un empleo no autorizado de los recursos presupuestados (en cantidad y/o calidad), lo que significa no tan sólo una ineficiencia, sino que además oculta un acto irregular y/o ilícito (Para poder analizar correctamente estos casos, es necesario estudiar en profundidad la reglamentación existente en el ente u organismo que se trate).
Esta ineficiente situación, llevada a organismos estatales o paraestatales (donde la presupuestación además constituye una autorización para gastar), configura -en la mayoría de los casos- una “malversación de fondos”; esto es un empleo no autorizado de los recursos presupuestados (en cantidad y/o calidad), lo que significa no tan sólo una ineficiencia, sino que además oculta un acto irregular y/o ilícito (Para poder analizar correctamente estos casos, es necesario estudiar en profundidad la reglamentación existente en el ente u organismo que se trate).
En resumidas
cuentas, el ente que persigue un fin y, para ello, opera por “inercia” viviendo el
día a día, tratando de solucionar problemas que se van presentando, cambiando
de dirección con frecuencia[3], es
un ente
destinado al fracaso.
El ente obtiene
grandes beneficios en términos de eficacia y eficiencia (hacer las cosas
correctas y hacerlas bien), al tomar con seriedad y responsabilidad el
proceso de planeación y presupuestación[4]. El éxito o fracaso de la gestión de un organismo
pasa, definitivamente, por un adecuado proceso de planeamiento y el debido
respeto a sus pautas, al momento de ejecutarse lo planeado.
Ajustarse
debidamente a lo presupuestado, nos llevará a los resultados deseados y al
cumplimiento de las formalidades exigidas por parte de quienes deben
tomar decisiones y que, necesariamente, deben responsabilizarse
por ellas.
José Luis Rigazio [5]
cpi 0801
[1] José Luis Rigazio -
Notas de cátedra – 2003.-
[2] H.
Koontz-H.Weihrich – Administración – Mc.Graw Hill - 1990
[3] Ricardo
A. Billene – Presupuestos y control de gestión…- ERREPAR – 2003.
[4]
[5] Prof. en Cs. Jurídicas y
Contables; Ex Titular de la cátedra de Control de Gestión del Nivel Superior
del I.R.E.S.M .; Ex asesor de la Comisión de Presupuesto e Impuestos de la H.C.de
Diputados de la Provincia; Ex Secretario de Economía y Finanzas de la
Municipalidad de Villa Carlos Paz; Capacitador de Pymes y Micropymes.
