PRESUPUESTO Y CONTROL DE GESTIÓN

Planeamiento:

Cuando hablamos de administrar, nos referimos a prever. El signo visible de esa previsión lo constituye el plan o programa de acción.

Todo plan, dentro de un ente, se apoya en tres elementos de importancia:

a)   Los recursos actuales (posibilidades del ente);

b)   La naturaleza e importancia  de la gestión (cumplir las finalidades); y

c)   Las posibilidades futuras (proyección del ente).

Planear es elegir hechos sobre los cuales se va a trabajar, o sea que si bien puede haber un cierto grado de incidencia del factor subjetivo, lo importante son los hechos concretos porque, planear según lo que las personas desean que el ente haga, es planear en falso.

Por eso el plan debe establecerse a partir de los tres elementos indicados, de forma tal de establecer eficazmente, una forma de actuar que nos lleve a conseguir los fines deseados. Esto supone la existencia de alternativas, dentro de las cuales se elegirá la más conveniente a los fines propuestos.

Considerado este plan, es necesario ponerlo en acción (ejecutar) y finalmente controlar lo actuado, esto es: medir los resultados de gestión a partir del cumplimiento de lo que hemos planificado.[1]

Presupuestos:

Dentro de los distintos tipos de planes que conocemos, podemos mencionar al presupuesto, que es un estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Podemos decir entonces, que es un programa de expresión numérica, que puede enunciarse en términos financieros, en horas-hombre, en unidades de producto, o cualquier otro término numéricamente mensurable.[2]

Sin lugar a dudas, el presupuesto es una de las herramientas más importantes y eficaces para la planeación en un ente, que dispone la particularidad de obligar a la realización anticipada de un cálculo de recursos, especificando la utilización que de ellos debe hacerse, estimado para un determinado período de tiempo (semana, mes, año, etc.).

Al ser el presupuesto un programa de expresión numérica, nos lleva a realizar con exactitud la planeación. Es una declaración de resultados anticipados que permite una correcta evaluación entre lo planeado y lo ejecutado. Por esta razón, también se constituye en un instrumento de control,  sumamente importante para evaluar la gestión de una organización. De allí que, para lograr el compromiso de los integrantes del ente, se deba implementar formalmente y así, su cumplimiento, se establece como obligatorio.

Muchas veces se menciona el hecho de que son instrumentos de poca flexibilidad, lo cual es relativa si se tiene en cuenta las distintas medidas existentes para otorgarles la flexibilidad adecuada, según sean las circunstancias para las que se está planificando.

Otro de los hechos que deben tenerse muy en cuenta es la forma en que se presupuesta en relación a los hechos. Presupuestar en exceso es un inconveniente que debe evitarse, al igual que exceder las metas especificadas por el ente. Otro de los peligros que esconde la presupuestación es cuando se la utiliza para ocultar ineficiencias (se solicita mucho más de lo que se requiere, se incluyen gastos porque se incurrieron en el pasado, no se realiza una reevaluación de los estándares, etc.); el éxito del período anterior, no garantiza la eficiencia en el futuro.

Establecido un presupuesto para un tiempo y un ente determinado, se ejecutan los programas o ítems establecidos y luego se compara todo con los estándares indicados en el presupuesto (valores monetarios, cantidades de producto, horas-hombre, etc.), para determinar en qué medida se alcanzaron las metas previstas. Según que el ente se exceda en las previsiones o bien no alcance las pautas determinadas en el presupuesto, estaremos midiendo el “error” en la ejecución del plan. La dimensión de ese “error” me indicará en cuanto se alcanzaron o no esas metas. “Errar” en más o en menos, significa que se ha incurrido en una gestión defectuosa; esto es: no se cumplieron las metas establecidas. Para ser más concretos en el análisis, debemos considerar que en la medición no puede tolerarse la existencia de grandes diferencias. Cuánto más grandes sean los porcentajes de estas disparidades entre lo presupuestado y lo ejecutado, más ineficiente se ha tornado la gestión del ente (hablar de discrepancias mayores a un 20%, es enfrentarnos a una creciente ineficiencia en la gestión).

Esta ineficiente situación, llevada a organismos estatales o paraestatales (donde la presupuestación además constituye una autorización para gastar),  configura -en la mayoría de los casos- una “malversación de fondos”; esto es un empleo no autorizado de los recursos presupuestados (en cantidad y/o calidad), lo que significa no tan sólo una ineficiencia, sino que además oculta un acto irregular y/o ilícito (Para poder analizar correctamente estos casos, es necesario estudiar en profundidad la reglamentación existente en el ente u organismo que se trate).

En resumidas cuentas, el ente que persigue un fin y, para ello, opera por “inercia” viviendo el día a día, tratando de solucionar problemas que se van presentando, cambiando de dirección con frecuencia[3], es un ente destinado al fracaso.

El ente obtiene grandes beneficios en términos de eficacia y eficiencia (hacer las cosas correctas y hacerlas bien), al tomar con seriedad y responsabilidad el proceso de planeación y presupuestación[4]. El éxito o fracaso de la gestión de un organismo pasa, definitivamente, por un adecuado proceso de planeamiento y el debido respeto a sus pautas, al momento de ejecutarse lo planeado.

Ajustarse debidamente a lo presupuestado, nos llevará a los resultados deseados y al cumplimiento de las formalidades exigidas por parte de quienes deben tomar decisiones y que, necesariamente, deben responsabilizarse por ellas.

José Luis Rigazio [5]

cpi 0801

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[1] José Luis Rigazio -  Notas de cátedra – 2003.-

[2] H. Koontz-H.Weihrich – Administración – Mc.Graw Hill - 1990

[3] Ricardo A. Billene – Presupuestos y control de gestión…- ERREPAR – 2003.

[4] Ricardo A. Billene – Presupuestos y control de gestión…- ERREPAR – 2003

[5] Prof. en Cs. Jurídicas y Contables; Ex Titular de la cátedra de Control de Gestión del Nivel Superior del I.R.E.S.M .; Ex asesor de la Comisión de Presupuesto e Impuestos de la H.C.de Diputados de la Provincia; Ex Secretario de Economía y Finanzas de la Municipalidad de Villa Carlos Paz; Capacitador de Pymes y Micropymes.